إدارة الورديات
الورديات أساس تتبّع الكاش في نقط. كل جلسة نقاط بيع مرتبطة بوردية، وكل معاملة كاش تُسجَّل عليها.
فتح وردية
- يسجّل الموظف دخوله إلى نقاط البيع برقمه السري.
- يختار فرعه وآلة الكاشير (إذا انطبق).
- يُدخِل الرصيد الافتتاحي للكاش — المبلغ النقدي في الدرج عند بداية الوردية.
- الوردية الآن مفتوحة. كل الطلبات المُعالَجة خلال هذه الوردية تُربَط بالموظف وآلة الكاشير.
إغلاق وردية
- يضغط الموظف على إغلاق الوردية من قائمة نقاط البيع.
- يعدّ الكاش في الدرج فعلياً ويُدخِل المبلغ المعدود.
- يحتسب النظام الكاش المتوقَّع: الرصيد الافتتاحي + الكاش المستلَم - ردود الكاش.
- يُعرَض الفرق: المبلغ المعدود ناقص المبلغ المتوقَّع. الفرق الإيجابي يعني فائضاً، والسلبي يعني نقصاً.
- يمكن للموظف إضافة ملاحظة لشرح أي فرق.
- أكّد للإغلاق. تنتقل الوردية إلى حالة "مغلقة" ولا يمكن إعادة فتحها.
ملخّص الوردية
تُولِّد كل وردية مغلقة ملخّصاً يحتوي على:
- أوقات الفتح والإغلاق.
- إجمالي الطلبات المُعالَجة وإجمالي الإيرادات.
- تفصيل الإيرادات حسب طريقة الدفع (كاش، كي نت، فيزا، إلخ).
- الرصيد الافتتاحي، الكاش المتوقَّع، الكاش المعدود، والفرق.
- يمكن طباعة الملخّص كإيصال وردية.
إغلاق اليوم
إغلاق اليوم هو عملية التسوية اليومية التي تجمع كل الورديات والنشاط المالي للفرع.
- يبدأ المشرف أو المدير العام إغلاق اليوم من لوحة التحكم الإدارية.
- يجب إغلاق جميع ورديات اليوم قبل إمكانية إغلاق اليوم.
- يُولِّد النظام تقرير إغلاق اليوم الذي يُظهِر:
- إجمالي الإيرادات لجميع الورديات.
- إجماليات طرق الدفع لليوم بأكمله.
- إجمالي فروقات الكاش من جميع الورديات.
- المصروفات المسجَّلة خلال اليوم.
- صافي الموقف النقدي.
- راجع التقرير وأكّد لقفل اليوم. بعد القفل، لا يمكن تعديل الطلبات والورديات لذلك اليوم.
إغلاق اليوم يوفّر فاصلاً مالياً نظيفاً ويضمن أن أرقام كل يوم نهائية وقابلة للتدقيق.
إدارة آلات الكاشير
إذا كان فرعك يحتوي على عدة أدراج كاش، يمكنك إعداد آلات كاشير مستقلة:
- انتقل إلى الإعدادات → آلات الكاشير وأضف آلات لكل درج فعلي.
- ضع لكل آلة اسماً (مثل "آلة 1"، "نافذة السيارة").
- اربط الآلات بفرع.
- عند فتح موظف لوردية، يختار أي آلة يستخدمها.
- وردية واحدة فقط يمكن أن تكون مفتوحة لكل آلة في وقت واحد، لمنع التضارب.
- يتم تتبّع الكاش لكل آلة، بحيث يمكنك تحديد أي درج بالضبط فيه فرق.
تتبّع المصروفات
سجّل مصروفات العمل مباشرةً في النظام للحفاظ على صورة مالية دقيقة.
إنشاء مصروف
- انتقل إلى المصروفات واضغط على إضافة مصروف.
- أدخل المبلغ، الفئة (مثل مستلزمات، مرافق، مكوّنات، صيانة)، والوصف.
- اختر الفرع والتاريخ.
- إذا تم دفع المصروف من آلة الكاشير، اربطه بوردية. يقلّل ذلك الكاش المتوقَّع لتلك الوردية تبعاً لذلك.
- اختيارياً، أرفق صورة الإيصال للتوثيق.
فئات المصروفات
نظّم المصروفات حسب الفئة لتقارير أفضل:
- المكوّنات والمستلزمات
- المرافق (الكهرباء، الماء، الإنترنت)
- الصيانة والإصلاحات
- التسويق والإعلانات
- متفرقات
يمكنك إنشاء فئات مخصَّصة تناسب احتياجات عملك.
موافقات المصروفات
حسب إعداداتك، قد تتطلّب المصروفات التي تتجاوز مبلغاً معيناً موافقة مشرف. يراجع المشرف المصروف ويوافق عليه أو يرفضه مع ملاحظة.
تسويات وردية السائق
السائقون الذين يستلمون كاشاً عند التسليم يحتاجون إلى التسوية في نهاية وردتهم.
- عندما يُكمِل سائق طلبات توصيل بدفع كاش، يتتبّع النظام الكاش الذي استلمه.
- في نهاية وردية السائق، يراجع المشرف تسوية السائق: إجمالي الكاش المستلَم من التوصيلات ناقص أي مصروفات.
- يسلّم السائق الكاش وتُسجَّل التسوية.
- أي تباين بين الكاش المتوقَّع والفعلي يُسجَّل كفرق.
تسوية المدفوعات
سوِّ مدفوعات البطاقات والمدفوعات الرقمية مع كشوفات بنكك وبوابة الدفع.
- يُسجِّل النظام كل دفعة بطاقة أو دفعة رقمية برقم مرجعي فريد.
- اعرض تقارير الدفع مُرشَّحة حسب الطريقة (كي نت، فيزا، آبل باي، إلخ) ونطاق التاريخ.
- قارن إجماليات نقط مع لوحة تحكم ماي فاتورة أو كشف البنك للتأكد من احتساب جميع المدفوعات.
- تتم تسوية المدفوعات الإلكترونية تلقائياً عبر بوابة الدفع. مدفوعات بطاقة نقاط البيع (المسجَّلة يدوياً) يجب التحقّق منها مع تقارير جهازك الفعلي.
إدارة المصروفات النثرية
تتبّع المصروفات النقدية الصغيرة التي تخرج من آلة الكاشير خلال الوردية.
- خلال الوردية، سجّل سحوبات النثرية عبر نقاط البيع أو لوحة الإدارة.
- كل سحب يُربَط بالوردية الحالية ويقلّل الكاش المتوقَّع.
- الاستخدامات الشائعة للنثرية: مستلزمات طارئة، إصلاحات صغيرة، إكراميات، فكّة التوصيل.
- كل قيود النثرية تُدرَج في ملخّص الوردية وتقرير إغلاق اليوم.
التقارير المالية
يقدّم نقط عدة تقارير مالية للإدارة والمحاسبة:
- تقرير المبيعات اليومي — إجمالي الإيرادات، عدد الطلبات، وتفصيل طرق الدفع لكل يوم.
- تقارير الورديات — ملخّصات ورديات تفصيلية تشمل تسوية الكاش لكل موظف وآلة كاشير.
- تقرير المصروفات — جميع المصروفات لفترة معينة، مجمَّعة حسب الفئة والفرع.
- تقرير طرق الدفع — الإيرادات مقسّمة حسب طريقة الدفع عبر جميع الفروع.
- ملخّص التدفّق النقدي — صافي الموقف النقدي يحتسب الإيرادات، المصروفات، والنثرية.
- تقارير إغلاق اليوم — ملخّصات يومية نهائية مع جميع البيانات المالية مقفلة وقابلة للتدقيق.
يمكن تصفية التقارير حسب نطاق التاريخ والفرع، وتصديرها كملف CSV لاستخدامها في برامج محاسبة خارجية.
سجلّات التدقيق
يحتفظ نقط بسجلّات تدقيق للمساءلة المالية:
- كل عمليات فتح وإغلاق الورديات تُسجَّل بطوابع زمنية ومُعرّفات الموظفين.
- تُسجَّل تطبيقات الخصومات، خاصةً تجاوزات المشرفين.
- تُتتبَّع تعديلات الطلبات بعد الدفع (الإلغاءات، الردود).
- تُسجَّل قيود المصروفات وموافقاتها.
- تُسجَّل تعديلات الأسعار في نقاط البيع مع المبلغ الأصلي والمعدَّل.
تساعدك سجلّات التدقيق على الحفاظ على النزاهة المالية والتحقيق في أي تباينات. لا يمكن تعديلها أو حذفها.